자동 발주

안녕하세요. 포켓단입니다.

 

오늘은 발주에 대해서 팁을 드리려고 하는데요. 발주란 상품이 팔렸을 때 추가로 주문하는 업무를 뜻합니다. 제대로 발주를 넣지 않는다면 계속 결품이 발생하고 이는 곧 점포의 이미지와 매출의 하락으로 이어집니다. 반대로 발주를 너무 많이 넣는다면 창고가 미어터지고 지나치게 많은 상품은 팔리지 못한 채 유통기한이 지나버립니다. 발주를 너무 많이 넣거나 너무 적게 넣으면 금전적인 손실이 발생합니다. 이렇듯 발주는 편의점 운영에 있어서 가장 큰 비중을 차지한다고 단언할 수 있는 중요한 업무 중 하나입니다. 발주의 종류는 많고 그에 걸맞는 다양한 팁들이 있지만 이번에는 자동 발주에 관해 설명드리겠습니다.

 

모든 편의점 브랜드에는 자동 발주 시스템이 존재합니다. 자동 발주란 점주가 미리 입력한 숫자 이하로 내려간다면 저절로 발주가 들어가는 시스템입니다. 편의점 브랜드마다 다르지만, 발주 마감 시간에 맞춰 발주가 입력되고 마감 시간 30분 전에 입력이 되는 시스템도 존재합니다. 편의점 브랜드 중 하나인 GS25 같은 경우는 판매 기록을 분석해 AI가 판단하고 발주를 넣는 스마트 발주 시스템이 존재합니다. 물론 모든 상품에 적용되는 것은 아니고 간편 식품에만 적용됩니다. 여러 점포를 운영하는 점주 입장에서는 정말 편리한 기능입니다. 자동 발주는 단지 편리한 것뿐만 아니라 절대 결품이 발생하면 안 되는 필수 상품들의 결품을 예방합니다. 다점포를 운영하는 저의 입장에서는 매우 편리한 기능인데요. 이렇게 좋은 기능이지만 매우 조심해야 하는 기능이기도 합니다. 그래서 저는 자동 발주의 편리함보다는 주의사항에 대해 알려드리겠습니다.

 

필수 상품만 등록

편의점에는 없어서는 안 되는 상품들이 존재합니다. 국민 맥주인 카스와 담배는 에쎄 프라임 같은 베스트 셀러들이 그 예인데요. 둘의 공통점은 유통기한이 매우 길고 누군가는 무조건 구매하는 상품입니다. 정말 오랫동안 베스트 셀러를 유지했고 앞으로도 그럴 것입니다. 그런 필수 상품들은 반드시 자동 발주를 등록해주셔야 해요. 왜냐하면 발주를 넣고 그 상품이 점포로 도달하기까지 하루에서 이틀까지 소요되기 때문입니다. 익일배송 점포라면 발주하고 배송되기까지 하루가 더 소요되기 때문에 더 유의하셔야 하고요. 만약 발주 마감 전에 누군가가 필수 상품을 대량 구매를 한다면 오랫동안 결품이 발생할 수 있어요. 이는 치명적인 이미지 하락으로 이어질 수 있습니다.

 

신선 식품은 자제

신선 식품 중에도 물론 우유같이 필수 상품이 존재합니다. 몇몇 신선 식품들은 점포마다 다를 수는 있으나 항상 일정량은 반드시 유지되어야 하고요. 다만 신선 식품들은 대부분 유통기한이 매우 짧기 때문에 잘못하면 상당한 폐기 금액을 떠안을 수 있습니다. 그렇기 때문에 신선 식품은 자동 발주 등록을 하지 말고 매일매일 확인하시고 발주를 넣어주세요. 단 유제품이나 바리스타 같은 경우 필수 상품이기 때문에 자동 발주 등록을 추천해 드립니다.

 

수시로 확인

자동 발주가 등록된 상품이어도 수시로 결품이 나는지 필수 상품이어도 발주량이 넉넉하다 못해 과도하게 많이 남는지 자주 확인해주세요. 저도 편의점 운영을 시작하고 자동 발주 시스템에 대해 알게 되었을 때 신나서 자동 발주의 숫자를 높게 설정해놨다가 대량의 폐기로 인해 큰 손실이 발생한 적이 있습니다. 그리고 처음에는 잘 팔려도 고객의 변심과 경쟁점 입점으로 인해 특정 상품의 매출이 하락할 수 있습니다. 그렇기 때문에 꼭 지속해서 자동 발주량이 적당한지 꾸준히 확인해야 합니다.

 

이렇게 자동 발주는 매우 유용하지만 자칫 잘못하면 큰 손실을 가져다주기도 하는 양날의 검입니다. 장단점이 명확한 만큼 장점을 최대한 잘 살리시면 편리함과 발주의 안정성을 가져다줄 겁니다. 앞서 말했듯 운영하시는 편의점 브랜드마다 차이점이 있겠지만 시스템을 잘 파악하시고 적재적소에 잘 활용하신다면 크게 도움이 되실 겁니다.

 

by 포켓단